Nel bando di una gara d’appalto è necessario seguire criteri precisi perché le richieste siano coerenti con vere necessità e reale qualità. L’appalto (pubblico o privato) ha fondamentale importanza per il settore della pulizia professionale: è il terreno in cui i committenti e le imprese vengono a confronto, luogo di discussioni e di ‘battaglie’.
Le imprese di servizi hanno avuto negli ultimi anni un’evoluzione significativa, in considerazione delle nuove tecnologie, delle nuove norme e dei trend sociali ed economici. Facciamone un breve panorama, così come sono descritte da EFCI e UNI Europe. L’outsourcing, cioè l’affidamento ad altri le attività che non rappresentano il ‘core business’ dell’azienda, ha preso sempre più piede e ora è una realtà prevalente, in un numero sempre maggiore di settori. Se in precedenza questa scelta era stata soprattutto appannaggio del comparto dell’ospitalità, ora è entrata anche là dove è richiesto un servizio ad alta professionalità, in zone e ambienti ‘sensibili’ come per esempio strutture ospedaliere (soprattutto nelle aree ad alto rischio), nell’industria alimentare, nelle camere bianche, nel comparto hi-tech. C’è stato quindi uno spostamento dalle più classiche attività che vedevano impegnati questi operatori, con una tendenza a calare nel settore ‘storico’ della pulizia degli uffici, che nel 2014 rappresenta ancora la metà del fatturato (51,8%), ma nel 1995 raggiungeva quota 67,6%. Si sviluppa e si modifica il trend, ma quando si parla dell’azienda tipo delle pulizie professionali cambiamenti non se ne vedono, la dimensione e la struttura rimane sostanzialmente uguale nel tempo: il 77% impiega meno di 10 persone, e solo l’1,39% delle imprese ha un personale che supera le 500 unità e realizza quasi la metà del fatturato del settore.
Fonte: ‘Selezionare il miglior valore (“Best Value”) Guida per le organizzazioni pubbliche e private che aggiudicano contratti per servizi di pulizia
Evoluzione tecnologica
Nuove macchine, nuovi sistemi, nuovi materiali, forte impatto del digitale: tutto questo ha modificato sia gli strumenti di lavoro sia la metodologia dello svolgimento. L’informatica – soprattutto in tempi recenti – ha dato impulso al coordinamento dei servizi, 
consentendo minori sprechi e maggiore produttività, razionalizzazione delle risorse e conoscenza in tempo reale dello svolgimento dei lavori, delle necessità di approvvigionamento, delle esigenze di manutenzione… Certamente sarà necessario del tempo prima però che tutto ciò diventi una realtà diffusa (considerando anche le dimensioni delle imprese), ma l’Internet of Things (IoT) e le nuove tendenze hanno segnato una strada da cui non si torna indietro. E questo può anche essere inteso come l’apertura a grandi opportunità di lavoro per chi è sensibile ai cambiamenti e indirizza studi e applicazioni a un approccio integrato e manageriale di tutto il sistema ‘Pulizia Professionale’.
Dalla sera alla mattina
È in crescita anche la tendenza – che si era già manifestata anni fa, soprattutto nei paesi nordici – a impegnare gli operatori entro un orario di lavoro diurno, cioè nel periodo in cui negli ambienti vengono svolte le consuete attività lavorative. E qui intervengono molti fattori, relativi soprattutto al ‘fattore umano’.
La considerazione, la motivazione, la gratificazione, la visibilità’ che un lavoro nelle ore diurne concede si traduce in minore assenteismo e maggiore produttività. Nelle attività di pulizia, a grande intensità di manodopera, la maggior parte degli operatori è femminile e la possibilità di svolgere il lavoro con orari più compatibili con la vita familiare, e in condizioni anche di maggiore sicurezza, è vista molto favorevolmente. Aumentano perciò le possibilità di proposte di un’occupazione a tempo pieno, che favorirebbe la diminuzione del turnover (altro tema scottante) e incoraggerebbe la partecipazione a regolari percorsi di formazione. Quindi, oltre a incidere positivamente nella sfera individuale per il maggiore equilibrio fra vita lavorativa e vita personale, porta anche vantaggi per una maggiore qualificazione professionale. Questo, riassunto e incompleto, è il quadro delle caratteristiche delle imprese che si occupano di pulizia professionale; dall’altro lato del tavolo ci stanno le committenze, che devono scegliere il tipo e la qualità del servizio e che rimangono responsabili della pulizia e dell’igiene delle proprie strutture. E spesso non sanno orientarsi in maniera chiara e congrua per una scelta davvero in linea con le proprie reali esigenze di pulizia. Un aiuto ad assistere i committenti nel definire le loro necessità in funzione delle loro specifiche strutture e quindi indirizzare la scelta per i lavori di pulizia di cui hanno bisogno è costituito appunto da ‘Selezionare il miglior valore (“Best Value”)’ – Guida per le organizzazioni pubbliche e private che aggiudicano contratti per servizi di pulizia’ recentemente pubblicata a cura di EFCI e di UNI Europa da cui abbiamo tratto spunto e informazioni dettagliate.
I bandi di gara
Nella Guida vengono presi in considerazione e analizzati tutti gli aspetti dei bandi di gara, che si esplicano nel definire le esigenze del committente e il modo in cui deve essere organizzato il servizio; nell’elaborare una procedura che consideri gli elementi di qualità; nel confrontare le offerte presentate nel bando, secondo i criteri di qualità prima selezionati; nell’analizzare le offerte presentate e realizzare la selezione dell’offerta di massima qualità fino alla sottoscrizione dell’appalto. 
La Guida fornisce al committente la massima autonomia nel definire i criteri di qualità che sono importanti per la sua organizzazione: si assegnano i valori ai diversi criteri, si applicano i coefficienti ponderati in base alle valutazioni fatte dal committente, che può quindi definire un equilibrio fra elementi qualitativi e di prezzo. La prima edizione della Guida è del 2005 e nel 2016 è stata aggiornata, in relazione anche alle novità legislative. Infatti, nel 2014 l’Unione Europea ha pubblicato le norme in materia degli appalti pubblici che tutti gli Stati membri sono tenuti ad applicare dall’aprile del 2016. E una forte novità a questo proposito è che il fattore da considerare nella scelta non è solo il ‘prezzo’, ma l’offerta ‘economicamente più vantaggiosa’. Lo strumento dovrebbe (il condizionale è d’obbligo) eliminare – anche se questa è una parola grossa – le gare al massimo ribasso, che inevitabilmente portano a un’esasperazione della competitività tra le aziende concorrenti, inconciliabile con l’offerta di un servizio di qualità. Una scelta che è il risultato del giusto equilibrio tra le esigenze di risparmio e un servizio realmente efficace ed efficiente, sotto ogni aspetto.
Linee Guida di valutazione
Ogni gara di appalto deve essere divisa in tre fasi, durante le quali le offerte vengono valutate in base a criteri di esclusione, selezione e aggiudicazione. 1 Utilizzare i criteri MEAT (“offerta economicamente più vantaggiosa”) e criteri di qualità previsti evitando di usare il prezzo come indicatore chiave. 2 Assicurare il rispetto del diritto del lavoro e norme sociali, aspetti fondamentali in un settore ad alta intensità di manodopera. 3 Rifiutare le offerte anormalmente basse che portano a concorrenza sleale fra imprese, cattive condizioni di lavoro e dumping sociale. 4 Evitare le aste elettroniche nell’aggiudicare I servizi di pulizia. Non sono vietate, ma le parti sociali raccomandano di evitarle perché servono per abbassare i prezzi ma non contribuiscono Una possibilità è fare che l’elemento relativo al costo assuma la forma di un prezzo fisso sulla base del quale competeranno solo in base a criteri qualitativi. Può essere una possibilità ma non un metodo standard. 6 Se disponibili nella legislazione nazionale, utilizzare i motivi di esclusione per le offerte che non soddisfano obblighi sociali o di diritto del lavoro.
Esempi pratici
Prendiamo in considerazione la prima fase – la selezione delle imprese – e i criteri che vengono suggeriti per scegliere le proposte economicamente più vantaggiose. Questi sono rappresentati dalla Capacità economica e finanziaria e abilitazione all’esercizio dell’attività professionale dell’impresa, a cui si aggiungono la Capacità tecnica e la Capacità professionale del personale di pulizia. Come valutare al meglio l’incidenza dei fattori e ‘quantificare’ il valore di ogni criterio di scelta? La Guida suggerisce il Metodo di calcolo del punteggio per la fase uno: i committenti possono fissare un numero massimo di offerte da selezionare e scegliere quello che ha il massimo punteggio oppure possono determinare un punteggio minimo che devono da raggiungere per essere selezionate.
Esempio
Il committente definisce un totale di 60 punti: 18 punti alla capacità economica e finanziaria abilitazione all’esercizio dell’attività professionale 18 punti alla capacità tecnica 24 punti alla capacità professionale (vedi tabella)
