Valutare i fornitori secondo un modello specifico:
una ricerca dell’Università di Tor Vergata chiarisce il concetto
Il fornitore è un punto chiave in una gestione aziendale: ma come valutarlo? È da poco che le aziende italiane considerano un approccio scientifico a questo argomento, e i metodi che si possono applicare sono molto vari.
La conseguenza? Una valutazione non omogenea, che risulta piuttosto dispersiva… Ma il tema è interessante e a questo è stata dedicata la ricerca “Il Vendor Rating in Italia: stato dell’arte e modelli operativi” dell’Università Tor Vergata di Roma, in collaborazione con Anie Confindustria, Enel, Terna, Avcp, KPMG, Procout e Reply. Il progetto è stato presentato all’apertura del Master in Procurement Management dell’Università, ed è stato svolto da docenti del master coordinati da Corrado Cerruti, professore ordinario di Economia e gestione delle imprese presso la Facoltà di economia di Tor Vergata.
Di cosa si parla
Il vendor rating (la valutazione dei fornitori) è il processo che misura la ‘capacità’ dei fornitori di un’organizzazione e le loro prestazioni. In questi momenti più che mai le aziende hanno la necessità di ottimizzare i costi e di operare scelte oculate: il fornitore, nella catena del lavoro, rappresenta un punto chiave ed è quindi necessario attuare un’accurata e completa valutazione almeno dei fornitori strategici.
Il contesto in cui è necessario applicare un modello di valutazione è quello che riguarda un rapporto di fornitura di medio/lungo periodo: in questo caso le aziende cercano fornitori che siano anche partner. Infatti, poiché molte parti del processo di produzione vengono esternalizzate, è necessario costruire un rapporto di partnership, di sinergia piuttosto che di sola soddisfazione di una richiesta, tout court. E gestire il fornitore è importante. Però, come fa notare Cerruti in un articolo su Strategie&Procurement: “Le aziende tendono all’‘high involvement’ su tutti gli aspetti critici del proprio business. E si verifica un paradosso, perché, allo stesso tempo, i mercati – sia quelli della domanda, sia quelli dell’offerta – sono sempre più mutevoli. Di conseguenza, le aziende si trovano a dover gestire orizzonti temporali di collaborazione sempre più brevi”. È il paradosso del ‘durable short term’: si tratta di rapporti contrattualmente di breve periodo, sottoposti a più momenti di verifica, ma allo stesso tempo costruiti per essere lunghi. “Mentre predispongo un contratto a breve, creo le condizioni perché si possa collaborare nel lungo periodo” spiega il professore.
Cosa valutano le aziende? Da un questionario inviato a 150 aziende si sono avute solo 53 risposte: e da queste risulta che solo 38 aziende utilizzano il ‘vendor rating’ (e quasi la metà di esse ha iniziato negli ultimi cinque anni), e si tratta soprattutto di grandi imprese. Le metodologie di valutazione fanno capo, e sono definite, in genere, dalla Direzione Acquisti. La ‘qualità’ tecnica e quella commerciale risultano in primo piano: servizio, tempi di consegna e iter d’acquisto pre e post contrattuale hanno il primo impatto. La parte amministrativa (fatturazione) viene dopo. In genere, ogni sei mesi le aziende fanno monitoraggi sui fornitori e nella maggior parte dei casi a loro vengono comunicati i criteri adottati e i risultati finali, per potere poi mettere in atto un’azione di miglioramento della prestazione là dove risultano i punti deboli.
I principi base del vendor rating
Il vendor rating è un’attività costosa, perciò le aziende che scelgono di farlo valutano attentamente il settore che vogliono monitorare; sono trasparenti con i fornitori; definiscono preventivamente gli impatti del vendor rating e identificano chi ha la responsabilità operativa delle varie fasi del processo. Tuttavia, il metodo che viene adottato in Italia non è univoco, mentre fare riferimento a un modello omogeneo presenterebbe molti vantaggi.
La ricerca afferma che: “Può essere utile per accertare i reali punti di forza e debolezza dei fornitori, stimolarne la competizione, e individuare partner strategici con i quali sperimentare per esempio nuove iniziative e tecnologie”, perché i fornitori, sapendo i parametri con cui verranno misurati, sono stimolati a migliorare le prestazioni.
I ricercatori hanno individuato un ‘albero di valutazione’ che può essere applicato a tutte le aziende, di qualsiasi dimensioni e di qualsiasi settore. Vengono utilizzati tre parametri: qualità tecnica, qualità commerciale, qualità amministrativa della fornitura. Secondo, poi, il tipo di azienda, si può dare maggior peso a uno di questi parametri. Da ricordare che la qualità tecnica spesso comprende anche il livello di sicurezza e l’impatto ambientale e sociale.
PMI: quale interesse?
Molti pensano che il vendor rating sia necessario solo nelle grandi aziende. Bernardo Nicoletti, business consultant and coach (in una sintesi di un capitolo del suo libro ‘Lean Procurement’ edito da Franco Angeli, Milano, pubblicata su Strategie&Procurement) afferma che una valutazione completa dei fornitori, nel senso più ampio del termine, oggi è necessaria. Ed è un ventaglio di considerazioni che vanno dalla qualità delle prestazioni alla puntualità nella consegna, dalla flessibilità alla capacità di aggiornamento, dalla sostenibilità economica e finanziaria al grado di rispetto degli accordi contrattuali, fino alla sostenibilità ambientale. La valutazione – preventiva e consuntiva – si deve basare su i KPI (Key Performancew Indicatori) specifici.
L’obiettivo deve essere quello di introdurre metodiche e parametri oggettivi per valutare i fornitori ‘prima’, ‘durante’ e ’dopo’, sia rispetto a ogni specifica fornitura, sia globalmente, cioè il comportamento del fornitore nel tempo.
Oggi il vendor rating è utilizzato in prevalenza dalle grandi organizzazioni. Perché non dalle PMI? Da una parte perché è uno strumento forse non ancora ben conosciuto, dall’altra perché a volte queste ultime ritengono di avere rapporti personalizzati con i fornitori, che non richiedono procedure. Inoltre, c’è anche la preoccupazione che introdurre strumenti ‘burocratici’ – come pensano sia il vendor rating – sia un fattore di rallentamento del lavoro.
Allora, quali sono i motivi per cui anche le PMI dovrebbero ricorrere al vendor rating? Ne riportiamo alcuni. In vari casi è la normativa che richiede il tracciamento dei prodotti (track and trace); in altri casi i clienti richiedono una certificazione, esempio ISO 9000, che a sua volta richiede che anche i fornitori siano individuati. Inoltre, la valutazione dei fornitori consente di migliorare la gestione delle forniture (tanto più importante quanto più cresce la rilevanza della terziarizzazione, particolarmente presente nelle PMI).
Un corretto processo di valutazione dei fornitori aiuta a diminuire il rischio di forniture difettose o di cattive prestazioni. E può stimolare i fornitori a migliorare le loro prestazioni. Paradossalmente, il vendor rating è importante soprattutto per piccole e medie organizzazioni, in cui un errore di fornitura può creare problemi molto più grandi di quello che può accadere a una grande azienda.
Il punto dolente
Non è difficile da immaginare, ed è il costo. Adottare un sistema di vendor rating significa dover gestire il costo del personale – e della sua formazione – che ricade nell’area della Direzione Acquisti. In più, c’è il costo della creazione, manutenzione (e poi implementazione) dei sistemi informativi a supporto del vendor rating, che consentono la raccolta dei dati delle performance, la loro elaborazione, l’emissione dei report e, quindi, la messa in atto di provvedimenti che sono conseguenza del monitoraggio.
D’altra parte, a parere degli esperti, il vantaggio che un’azienda può avere dall’adottare questo modello supera i costi di adozione e di gestione.
(Cleaning Community Magazine, n. 1 – 2014)
